Переходный период. Почему нельзя перевести все бумаги в архивах в «цифру»

При слове «архив» у многих в мыслях возникает образ чего-то серого, пыльного и скучного. Кажется, это место, где время остановилось в окружении полок со старыми бумагами. В гостях у «АиФ-Самара» руководитель управления государственной архивной службы Самарской области (УГАССО) Дарья Трезина развеяла эти мифы и рассказала, какие сведения содержатся в рассекреченных документах, почему не все здания подходят для хранения, и назвала средний возраст сотрудников хранилищ.

Важные услуги

- В этом году Центральному госархиву Самарской области 85 лет. Как празднуете?

- Архивная служба ведёт свою историю с 1918 года, а именно Государственный архив Куйбышевской области создан в 1941 году. Это наиболее крупное хранилище документальных источников по истории региона. Будет небольшое мероприятие для сотрудников и ветеранов ведомства. А для наших пользователей, с учетом еще и 175-летия губернии, подготовлено издание «Славные имена Самарской истории». В него включены исторические документы и личные документы деятелей, которые внесли значимый вклад в развитие губернии. К 440-летию Самары готовим историко-документальный альбом, посвящённый Петру Алабину.

- Какие услуги сегодня оказывает архив населению? Какие из них платные, а какие бесплатные?

- У нас четыре бесплатные услуги. Одна из самых востребованных — исполнение социально-правовых запросов, которые требуются для подтверждения конституционных прав граждан. Например, для начисления пенсии, подтверждения размера заработной платы или права на льготы. Платная услуга - составление генеалогического древа. Но это и бесплатно можно сделать.

- А как это сделать человеку, который ничего в архивном деле не понимает?

- Если самостоятельно и бесплатно, то вам нужно прийти в Центральный госархив Самарской области и зарегистрироваться в читальном зале. Если ваш род не из Самарской области, придется обратиться в архив того региона, уроженцами которого предки являются. Можно также работать удалённо через портал Госуслуг, зарегистрировавшись в электронном читальном зале. Там есть инструкции, которые помогут найти необходимую информацию.

Загадочная высотка на Мичурина

- Архив у многих ассоциируется с местом, где трудятся люди постарше. Работает ли у вас молодёжь?

- Да, есть такой миф, что в архиве молодежь не работает. Это не так. Средний возраст наших сотрудников составляет 34 года. Самому молодому 19 лет.

- Одно из зданий архива на ул. Мичурина, 13, выглядит необычно и привлекает внимание. Проводят ли там экскурсии?

- В здании располагается архив социально-политической истории. Это единственное здание, которое у нас в области построено именно для регионального архива. Там соблюдаются все нормативные условия хранения документов: 18 градусов температура воздуха и 50—55% влажности. В архиве проводятся экскурсии, выставки и другие информационные мероприятия для граждан. Вы можете позвонить и записаться на бесплатную экскурсию.

ГЛАВНЫЙ ВОПРОС

- Какой документ в Самарских архивах самый старый?

Купчая на сенные покосы от 1679 года. Говоря современным языком, это договор купли-продажи на сенные покосы за рекой Самарой. Большинство документов того времени, которые у нас сохранились, относятся к финансово-хозяйственной деятельности и написаны скорописью.

- Какие документы вы бы назвали самыми необычными?

- Есть документы на ткани, обоях. В одном из дел найдена медаль «В память Русско-японской войны». Есть документ, к которому прилагалось портмоне с паспортом. Предметы мы целенаправленно не храним, но раз есть, то оставляем.

- В структуре архивной службы региона есть технотронный архив. Что там хранят?

- Технотронный архив комплектуется документами не на бумажном носителе. Это видеокассеты, диски и так далее. Но, в основном, диски. Это своего рода начало электронного архива.

- Сколько всего документов хранится в архиве?

- В Центральном госархиве Самарской области – 1,6 млн. единиц, а всего в архивном фонде Самарской области – более 5 млн. единиц.

Засекреченная справка о свёкле

- Есть документы с грифом «Секретно», а есть с грифом «Совершенно секретно». Чем они отличаются?

- На самом деле есть три категории: секретные, совершенно секретные и документы особой важности. Чтобы работать с последними, нужно иметь допуск по первой форме. У нас в архивной службе ни у кого его нет. Мы не храним такие документы. У нас могут быть только секретные или совершенно секретные.  

- Чем отличаются условия хранения таких документов?

- Они находятся на сейфовом хранении в тех архивах, где скомплектованы.

Что недавно рассекретили в Самарской области?

- В советское время существовало такое явление, как необоснованное засекречивание. Партия порой ставила гриф «секретно» на всё подряд. Хотя документы были обычные, рядовая деятельность органов управления. Например, справка об уборке свёклы. Необоснованно засекреченные документы, как таковых секретных сведений не содержат.  Мы как раз сейчас такие рассекречиваем - порядка 1 200 единиц в год. Информация о них размещается на портале государственной архивной службы региона.  

- В эпоху бурного развития искусственного интеллекта какие-то процессы оптимизируете в архиве?

- Технологии ИИ пока не используются, но могли бы. Нейросеть можно научить распознавать рукописные тексты, ту же скоропись. Был такой проект в России - «Диджитал Пётр». ИИ учился распознавать почерк Петра Первого. Его почерк очень тяжело расшифровать. Насколько я знаю, результаты вполне удовлетворительные. Нейросети также могли бы распознавать, что написано в бумажных документах при оцифровке. Это ускорило бы исполнение запросов и поиск информации.

Проблема свободной полки

- Бумажные документы поступают к вам постоянно. Места хватает?

- Проблема свободной полки – одна из основных проблем архивов всех уровней. Места для хранения быстро заполняются. Мы не перешли полностью на электронное хранение, бумажное все еще превалирует. Архивохранилища, арендуемые у федерального архива на Мичурина, 58, уже заполнены. Есть определенные сложности с подбором зданий для размещения наших документов. Это должны быть помещения с межэтажными конструкциями с повышенной нагрузкой. В офисных зданиях нагрузка составляет 300 кг на 1 кв. метр, а в хранилищах она должна быть в 5-6 раз больше.

- Планируется ли отказаться от приема бумажной документации?

- Уже сейчас определена часть документов, которая изначально создается и хранится в электронном виде. В основном, это документы временного срока хранения: промежуточные отчёты, переписка между отделами в организациях, справки и т.д.

Есть некая неизвестность, что будет с электронными документами через 20-40 лет. В федеральных архивах России бумажные документы хранятся с XII века. А что будет с электронными документами даже при самых идеальных условиях, сейчас никто не сможет сказать. Мы проживаем переходный период от бумаги к цифровым носителям.

- Как обеспечивается безопасность архивных фондов?

- Одной из наиболее серьезных опасностей для сохранности документов являются возгорания. Для обеспечения безопасности архивы оснащаются пожарной и охранной сигнализацией, автоматической системой пожаротушения. Есть система пожаротушения, которая удаляет кислород из помещения, соответственно, горение прекращается.

- Застрахованы ли как-то документы в архивах?

Создается страховой фонд на уникальные и особо ценные документы. Проводится процедура микрофильмирования - перевод на пленочный носитель. Плёнки со всей страны передают в специализированное хранилище в один из городов Сибири. Там для них созданы особые условия хранения, и они занимают не так много места по сравнению с бумагой.